A l’origine la méthode Kanban (qui veut dire étiquette en japonais) servait à équilibrer la production automobile dans les usines japonaises. Cette méthode permettait de travailler avec un flux tiré. Elle est adaptée à votre équipe si vous travaillez sur un ou des projets complexes et que certaines étapes du processus sont difficiles à estimer.

La préparation et la création de votre système Kanban

Avant de commencer à la mise en place du système je vais vous expliquer son fonctionnement. D’abord il faut visualiser toutes les potentielles demandes auxquelles votre équipe va devoir faire face. Une fois les demandes créées, il vous faudra définir un processus divisé en étapes afin de répondre à ces demandes. Pour les définir partez de la dernière étape, à savoir répondre à la demande, et interrogez-vous sur l’étape qui précédait. Répétez le processus jusqu’à que vous arriviez à la première étape : l’expression de la demande.
Pour trouver les bonnes étapes il est nécessaire de prendre de la distance par rapport au système dans lequel vous et votre équipe évoluez afin de trouver les étapes les plus pertinentes.
Bravo ! Vous venez de décrire toutes les étapes de votre processus complexe. Maintenant exprimons le de façon concrète.

La mise en place du système Kanban au sein de votre équipe

La façon la plus simple de représenter un Kanban est de faire un tableau avec des colonnes pour chaque étape que vous avez définies dans l’étapes précédente. Les actions spécifiques à faire par votre équipe sont inscrites sur des post-it. Vous déplacez donc les actions à faire à chaque fois que l’action spécifique progresse dans le processus.
Attention le nombre d’actions spécifiques est limité pour chaque étape. Cette limitation permet de favoriser l’efficacité de chaque membre de l’équipe. Dans l’idéal il ne faut pas plus de trois actions à faire pour chaque étape.
Les avantages de la méthode Kanban ne s’arrêtent pas ici. Cette méthode permet d’intégrer du changement dans les processus et de façon progressive. En rajoutant et ou modifiant des étapes du processus grâce aux boucles de feedbacks. Mais cela reste toujours à vous et à votre équipe de décider quand et comment améliorer votre processus.

Vous êtes désormais prêt à utiliser l’une des variantes du système Kanban. Car oui je ne vous ai présenté qu’une des nombreuses variantes de ce système destiné à la gestion de projet agile. C’est à vous de perfectionner la méthode afin qu’elle soit le plus efficace et la plus intégrée à votre équipe, pour une meilleure réalisation de vos projets au quotidien.